Tilausrobotti lukee asiakkaiden lähettämät PDF-, Excel- ja tekstimuotoiset tilaukset, tunnistaa tilausrivit ja tarkistaa ne tuoterekisteriä vasten. Käsittelijä hyväksyy valmiit rivit yhdellä painalluksella.
Käyttöönotto kahdessa viikossa. Asiakkaiden tilaustapa ei muutu.
| Määrä | Koodi | Nimike | Tila |
|---|---|---|---|
| 30 kpl | KL125K | Katkaisulaikka 125×1,0 mm | Valmis |
| 6 prk | SV750P | Saumavaahto palovaahto 750 ml | Valmis |
| 10 rll | HV18 | Höyrynsulkuteippi 18 mm | Valmis |
| 5 pkt | KR3535 | Kipsilevyruuvi 3,5×35 mm | Tarkista |
Demo
Alla pyörivä demo näyttää todellisen käsittelyketjun: vapaamuotoinen tilaussähköposti muuttuu tarkistetuiksi ERP-riveiksi alle minuutissa.
Lähtötilanne
Teknisessä tukkukaupassa merkittävä osa tilauksista saapuu sähköpostilla, eikä kahta samanlaista tilausta ole. Tietojen siirtäminen toiminnanohjaukseen tehdään käsin.
Tilaukset saapuvat PDF-liitteinä, Excel-listoina ja vapaana tekstinä. Jokainen asiakas käyttää omaa muotoaan, ja moni rivi viittaa aiempiin toimituksiin.
Yhden tilauksen syöttäminen vie useita minuutteja. Sesonkiaikana tilaukset jonoutuvat ja toimitusten aloitus viivästyy.
Väärä tuotekoodi tai määrä johtaa vääriin toimituksiin, palautuksiin ja hyvityslaskuihin. Kustannus näkyy myös asiakastyytyväisyydessä.
Näin se toimii
Tilausrobotti liitetään tilaussähköpostilaatikkoon. Sen jälkeen jokainen saapuva tilaus käsitellään samalla tavalla, vuorokauden ajasta riippumatta.
Robotti seuraa tilauslaatikkoa ja lukee saapuvat viestit liitteineen. Muodolla ei ole väliä: PDF, Excel-taulukko tai vapaamuotoinen viesti kelpaavat sellaisenaan.
Tilausriveiltä poimitaan tuotteet, määrät ja toimitustiedot. Jokainen rivi tarkistetaan yrityksen tuoterekisteriä vasten, myös silloin kun asiakas kirjoittaa tuotenimen epätarkasti.
Valmiit rivit odottavat hyväksyntänäkymässä. Selvät tapaukset hyväksytään yhdellä painalluksella, ja epäselvät rivit on merkitty perusteluineen tarkistusta varten. Mitään ei viedä järjestelmään arvaamalla.
Esimerkki
Viereinen tilaus on tyypillinen: ei tuotekoodeja, puhekielisiä nimiä ja yksi kirjoitusvirhe. Tilausrobotti tunnisti seitsemästä rivistä kuusi suoraan tuoterekisterin nimikkeiksi ja ohjasi yhden rivin käsittelijän tarkistettavaksi.
Käyttöönotto
Käyttöönotto ei vaadi muutoksia asiakkaiden toimintaan eikä omaa IT-projektia. Tarvittavat tiedot ovat tilaussähköpostilaatikko ja tuoterekisteri.
Käydään läpi tilauskanta ja tyypilliset tilausmuodot. Robotti liitetään tilauslaatikkoon ja tuoterekisteri tuodaan järjestelmään.
Robotti käsittelee todellisia tilauksia rinnakkain nykyisen prosessin kanssa. Tunnistustarkkuus todennetaan yhdessä ennen tuotantokäyttöä.
Palveluun kuuluu valvonta, tuoterekisterin päivitykset ja tunnistuksen jatkuva parantaminen. Yhteyshenkilö vastaa suoraan ilman tikettijonoa.
Usein kysyttyä
Sopii. Tilaukset viedään järjestelmään joko suoraan rajapinnan kautta (muun muassa Lemonsoft, Netvisor ja Visma) tai tuontitiedostona, joka toimii käytännössä kaikissa toiminnanohjausjärjestelmissä. Käyttöönotto ei edellytä muutoksia järjestelmäänne.
Epäselvät rivit ohjataan aina käsittelijälle. Robotti kertoo, mikä rivissä vaatii tarkistusta, esimerkiksi puuttuvan koon tai viittauksen aiempaan tilaukseen. Järjestelmään ei viedä mitään ilman ihmisen hyväksyntää.
Tiedot käsitellään EU-alueella, eikä niitä käytetä tekoälymallien kouluttamiseen. Tietosuoja ja käsittelysopimus käydään läpi kirjallisesti ennen käyttöönottoa.
Ette. Palvelun taustalla oleva kielimalli on vaihdettavissa ilman käyttökatkoa, ja vaihtoehtoja on useita. Tarvittaessa käytettävissä on myös kokonaan omassa ympäristössä toimiva malli, joten palvelun jatkuvuus ei ole yhden toimittajan varassa.
Ei. Asiakkaat lähettävät tilauksensa jatkossakin täsmälleen samalla tavalla kuin ennen. Muutos näkyy vain omassa työjonossanne, josta manuaalinen syöttötyö jää pois.
Tilausrobotti on suomalainen palvelu. Asiointi tapahtuu suoraan toteuttajan kanssa, ja sama henkilö vastaa sekä käyttöönotosta että ylläpidosta.
Lähettäkää kolme esimerkkitilausta asiakastiedot peitettyinä. Ajamme ne robotin läpi ja lähetämme teille takaisin, miltä valmiit ERP-rivit näyttävät — ilman että teidän tarvitsee varata aikaa kalenterista.
Lähetä 3 esimerkkitilausta oliver@motionmanage.fi